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Social Media Admin Recovery: Vom FuckUp zum Comeback einer Event-Dynastie

Heiko Lindner on 9. Juli 2025

Social Media Admin Recovery | Odyssee im Social Media Marketing:
Wenn ein Facebook-Admin stirbt*

*Dieser Beitrag wurde in Zusammenarbeit von Christian Eberle & Heiko Lindner erstellt.

Social Media Admin Recovery

15 Jahre Aufbauarbeit. Eine legendäre Eventmarke, tausende Gäste, internationale Bekanntheit. Unsere Veranstaltungsreihe war nicht nur ein Erlebnis vor Ort, sondern auch ein Online-Phänomen. Eine starke Marke – organisiert als GmbH, geschützt durch EU-weite Markenrechte, mit cleverem Online-Marketing auf Facebook, Instagram, YouTube & Co.

Doch was passiert, wenn der zentrale Knotenpunkt dieser digitalen Welt plötzlich wegbricht?

Ein tragischer Todesfall wurde für uns zum digitalen Super-GAU. Was folgte, war ein monatelanger Albtraum – der „Meta-FuckUp“. Der Zugang zu unseren wichtigsten Kanälen: weg. Und die Erkenntnis: Wir waren nicht vorbereitet.

Social Media Admin Recovery: Der Anfang vom Ende

Unsere größte Schwachstelle: Alles lief über den privaten Account einer langjährigen Mitarbeiterin und Freundin. Adminrechte, Zwei-Faktor-Authentifizierung, Meta Business Manager – alles auf ihr Handy, ihre Mail, ihr Leben zugeschnitten.

Als sie plötzlich verstarb, war der Zugang zu unserer digitalen Marke mit ihr gegangen.

  • Kein Zugriff mehr auf Facebook- und Instagram-Accounts
  • Keine Werbekonten, keine Community-Kommunikation
  • Kein Ansprechpartner bei Meta, trotz juristischer Hilfe
  • Angst vor Datenverlust oder gar Account-Übernahme durch Dritte

Der Wendepunkt: Hilfe durch Expertise und Netzwerke

Durch einen glücklichen Zufall erzählte ich Julian Hoffmann von unserem Problem. Er verwies mich an Heiko Lindner, einen erfahrenen Social Media Consultant mit direktem Draht zu Meta.

„Solche Fälle sind selten – aber lösbar, wenn man weiß, wie.“ – Heiko Lindner

Heiko übernahm. Sein systematischer Ansatz rettete uns:

  1. Bestandsaufnahme aller Accounts
    Wer hat Zugriff worauf? Welche IDs existieren? Was gehört der Firma?
  2. Kontakt zum Meta Pro Support
    Nur über verifizierte Partner und große Budgets erreichbar – ein klarer Vorteil von Heikos Netzwerk.
  3. Einleitung eines offiziellen Facebook Admin Disputes
    Meta bietet eine rechtlich belastbare Möglichkeit, verlorene Adminrechte wiederherzustellen – wenn man alle Voraussetzungen erfüllt.

Social Media Admin Recovery - Dokumentation ist King: Was Meta wirklich verlangt

Damit Meta überhaupt aktiv wird, braucht es mehr als eine einfache E-Mail oder einen Hilferuf über ein Kontaktformular. Die Plattform schützt sich – verständlicherweise – gegen Identitätsdiebstahl, Missbrauch und unklare Eigentumsverhältnisse. Wer einen sogenannten Admin Dispute einreichen will, muss eine lückenlose, rechtssichere Dokumentation vorlegen. Und das hat es in sich.

Was genau fordert Meta? Hier ein Überblick – und was du dabei unbedingt beachten musst:

1. Gültiger Lichtbildausweis des Antragstellers

Meta verlangt eine Kopie eines offiziellen Dokuments der Person, die den Antrag stellt. Das kann ein Reisepass oder ein Führerschein sein – wichtig ist, dass das Dokument gut lesbar, aktuell und eindeutig ist.

Tipp: Vermeide schwarze Balken oder unscharfe Scans – das verzögert den Prozess erheblich.

2. Detaillierte, unterzeichnete Erklärung zur Situation

Dies ist das Herzstück der Anfrage und muss folgende Punkte klar und strukturiert enthalten:

  • Briefkopf des Unternehmens oder offizielles Siegel (wenn möglich)
  • Unternehmensbeziehung: Wer bist du? Welche Rolle hast du im Unternehmen? Warum bist du berechtigt, Zugriff zu beantragen?
  • Betroffene Konten mit IDs: Facebook Seiten-ID, Business Manager-ID, Instagram Account URL etc.
  • Begründung: Warum ist der Zugriff verloren gegangen? (z. B. Todesfall, Entlassung, fehlender Kontakt)
  • Welche neue Person soll Admin werden? E-Mail-Adresse, Facebook-Profil-URL, Name
  • Warum kann der aktuelle Admin nicht mehr handeln? (z. B. verstorben, nicht mehr erreichbar, Zusammenarbeit beendet)
  • Bestätigung der Richtigkeit: z. B. “Ich bestätige, dass alle gemachten Angaben der Wahrheit entsprechen.”

Wichtig: Die Erklärung muss entweder handschriftlich unterschrieben oder digital signiert sein.

3. Unternehmensdokumente zum Eigentumsnachweis

Meta will sehen, dass es sich wirklich um euer Unternehmen handelt. Diese Nachweise sind essenziell:

  • HRB-Auszug oder Handelsregistereintrag
  • Gründungsurkunde
  • Nachweis über eingetragene Markenrechte (EUIPO etc.)
  • Domainregistrierung oder Vertragsdokumente mit Dienstleistern
  • Lizenz- oder Steuerdokumente

Je detaillierter und aktueller, desto besser – Meta bewertet auch die Plausibilität der Dokumente im Gesamtkontext.

4. Zusätzliche Dokumente als unterstützende Belege (optional, aber hilfreich):

  • Abtretungserklärungen (z. B. Übergabe von Rechten)
  • Rechnungen oder Verträge mit Social Media Dienstleistern
  • Rechnungen von Energie- oder Telekommunikationsunternehmen auf den Firmennamen
  • Kontoauszüge oder Steuerbescheide mit offiziellem Adressnachweis

So lief es bei uns – mit Heikos Hilfe

Heiko erstellte mit uns ein strukturiertes und klar verständliches Dossier. Alle Dokumente wurden sorgfältig aufbereitet, mit Verweisen versehen und in chronologischer Reihenfolge geordnet. Zusätzlich schrieb er ein Anschreiben im Namen des Unternehmens, das Meta alle relevanten Informationen auf einen Blick präsentierte.

Der gesamte Prozess dauerte Wochen. Es gab Rückfragen, Ergänzungsforderungen und teilweise auch Funkstille.
Aber am Ende: Zugriff zurückgewonnen. Kontrolle wiederhergestellt.

Checkliste: Social Media Admin Recovery richtig vorbereiten

Damit Dir sowas nie passiert, hier unsere präventive Checkliste:

  • Alle Accounts zentral über einen Business Manager verwalten
  • Zugriffsrechte auf mehrere Personen verteilen
  • Keine privaten Mails oder Handys für Adminzugänge nutzen
  • Zwei-Faktor-Authentifizierung transparent organisieren
  • Regelmäßige Dokumentation aller Social Media Zugänge & Rollen
  • Vertraglich regeln, wem was gehört – auch bei Tools & Domains
  • Notfallpläne und Zugriffsberechtigungen schriftlich hinterlegen

Fazit: Social Media Admin Recovery | Digitale Kontrolle ist keine Selbstverständlichkeit

Der „Social Media Admin Recovery“ war für uns ein harter, emotionaler Prozess. Wir haben nicht nur den Zugriff zurückgewonnen, sondern auch gelernt:

Ein wildgewachsenes Social Media Setup kann zum Problem werden – besonders wenn zentrale Personen plötzlich fehlen.

Heute sind wir stärker, strukturierter und digital souveräner.
Unsere Reichweite ist zurück. Die Fans sind zurück. Wir sind zurück.

Wie steht es um deine digitale Kontrolle?

Mach jetzt den Audit:

  • Wer hat Adminrechte auf Eure Social Media Accounts?
  • Gibt es einen Notfallplan?
  • Was passiert, wenn morgen jemand ausfällt?

Social Media ist kein Spielzeug – es ist Teil Deiner Unternehmensidentität.
Sicher Dir heute, was Du morgen brauchst.

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Wir sind Kulturmacher – 360° sind nicht genug

Heiko Lindner on 31. Oktober 2023

Wir sind Kulturmacher - 360° sind nicht genug

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Die Strahlkraft großer Namen

Seien wir ehrlich, Marketingagenturen gibt es wie Sand am Meer. Auch solche, die sich auf Social Media spezialisiert haben, sind in allen größeren Orten zu finden, denn die Bedeutung von digitaler Präsenz für Unternehmen, Dienstleistungen und Produkte, ist mittlerweile unumstritten.
Welche also nehmen, wenn man vor der Frage steht, welche die beste Wahl ist, um das eigene Unternehmen oder die eigene Person bestmöglich in der digitalen Welt zu präsentieren.
Sie alle versprechen Sichtbarkeit, Optimierung und erfolgreiche Kampagnen. Bemüht man eine bekannte Suchmaschine, so landet man bei den großen Namen in der Branche, auf deren Homepages sich bekannte Logos aneinanderreihen. Will man die eigene Marke nicht auch zwischen all den renommierten wiederfinden? Wünscht man sich nicht den gleichen Erfolg wie diese großen Namen? 

Aber selbst unter diesen ganz weit oben gelisteten Agenturen gibt es nicht viele, die wirkliche Rundum-Sorglos-Lösung bieten. Längst nicht jede Agentur bespielt auch jede Plattform und nicht jede schafft es, mit ihrem eigenen Social Media Auftritt zu überzeugen.
Auf der anderen Seite des unerschöpflichen Feldes an Angebot sind kleine Agenturen angesiedelt. Oft haben sie sich auf ein Nischenthema spezialisiert und beschäftigen nur eine Handvoll Mitarbeiter.

Durch die Brille der Kulturwissenschaft

Eine dieser kleinen Agenturen mit einem besonderen Fokus ist die WIRSINDKULTURMACHER GmbH. Die Menschen, die hier arbeiten – junge Frauen ihrer Generation – verstehen nicht nur Marketing und Grafikdesign, sie sind auch Kulturwissenschaftlerinnen. Für sie ist Kultur also nicht nur als ein Thema unter vielen, sondern eine Herzensangelegenheit. Welchen Mehrwert hat das für mich, wenn ich auf der Suche nach einer kompetenten Social Media Agentur bin, mag man sich fragen.                                                     

Man vergisst leicht, dass hinter jeder Gewohnheit, Ritual und jedem Wunsch ein Netz kultureller Prägungen steht. Genau dafür haben Kulturwissenschaftler ein besonderes Verständnis. Ihnen gelingt es mühelos, Marketingstrategien zu entwickeln, die auf die spezifischen Bedürfnisse und Vorlieben verschiedener Zielgruppen zugeschnitten sind.

Und auch Storytelling gehört zu den großen Stärken von Kulturwissenschaftlern: Sie haben ein Gespür für Geschichten, Narrative und kulturelle Referenzen. Das heißt, sie können starke Geschichten zu den Marken ihrer Kunden erzählen und durch den Einsatz von kulturellen Referenzen eine emotionale Verbindung zu ihren Zielgruppen herstellen. Dabei sind auch kulturelle Barrieren zwischen verschiedenen Zielgruppen kein Hindernis. Interkulturelle Kommunikation ermöglicht es, Barrieren zu überwinden und effektive Kommunikationsstrategien für verschiedene Zielgruppen zu entwickeln. Ganz nebenbei trägt diese Fähigkeit auch dazu bei, Missverständnisse oder kulturelle Fehltritte zu vermeiden und die Botschaft des Unternehmens an die Zielgruppen anzupassen.      

Wir sind Kulturmacher Theresa Ulbricht

Eine Bühne für die Kultur

Kampagnen, Content Creation und Management, Workshops oder Komplettpakete für 365 Tage im Jahr – alles Selbstverständlichkeiten für die Kulturmacher, die eigentlich nur aus Kulturmacherinnen bestehen. Neben Persönlichkeiten und Unternehmen will diese besondere Agentur aber auch Kulturinstitutionen vertreten und so der Kultur eine digitale Bühne bieten. Gerade hier, wo das Budget nur selten für eine Social Media Agentur reicht, wollen sich die Kulturmacherinnen langfristig positionieren.

Mit Angeboten für einen ersten Einstieg ins Social Media Game, die Professionalisierung eines nur unregelmäßig bespielten und wenig erfolgreichen Accounts oder das Managements der Social Media Konten, für das innerhalb der Institution schlicht keine personellen Kapazitäten zur Verfügung stehen. Bei all diesen Möglichkeiten ist den Kulturmacherinnen aber eines wichtig: Auch kleine Heimatmuseen oder aufstrebende Kunstschaffende sollen bei ihnen ein Angebot finden, dass leistbar ist. An einem solchen Projekt, das diesen Kundenkreis ansprechen wird, arbeiten die Kulturmacherinnen bereits fieberhaft. Denn der niedrigschwellige Zugang zu Kultur und die Möglichkeit für die entsprechenden Institutionen, die Künstlerinnen und Künstler, wie auch die Rezipierenden, miteinander in den Austausch zu treten, ist ein wichtiger Baustein für kulturelle Vielfalt. Und das ist nirgends so leicht möglich wie in den sozialen Netzwerken. Aber gerade hier ist das Angebot für Kunst- und Kulturinteressierte unüberschaubar groß. Für Kulturschaffende ist die eigene Sichtbarkeit in der digitalen Welt also der Schlüssel zum Erfolg.

Mit ihren Kenntnissen aus den Kulturwissenschaften und ihren Fähigkeiten im Bereich Social Media ist WIRSINDKULTURMACHER die Agentur, die weiß, worauf es in der Branche ankommt. Die Agentur, die mehr bietet, als den 360° Rundumblick. Sie kennen die Perspektive der Institutionen, aber auch die der Rezipientinnen und Rezipienten. So gelingt es ihnen, eine Brücke zwischen diesen beiden Gruppen zu bauen und die Grundlage für mehr Sichtbarkeit von Kunst und Kultur zu schaffen, zu mehr Austausch einzuladen und mögliche Hemmschwellen in den Köpfen der Social Media Nutzer abzubauen. Das macht WIRSINDKULTURMACHER zur 365° Projektagentur, so die Eigenbezeichnung.

Wenn Kultur und Marketing zusammenkommen...

… ist der Mehrwert von Kulturwissenschaftlern im Marketing immens. Denn nur wenn sich Verständnis, Leidenschaft und Know-how verbinden, kann Großes entstehen. Bei WIRSINDKULTURMACHER wird Kultur wortwörtlich großgeschrieben. Sie identifizieren sich nicht nur als Marketer und damit als Unternehmen, sondern auch als Kulturschaffende. So gelingt es ihnen, die Welt durch die Augen ihrer Kunden zu sehen und gleichzeitig deren Produkte und Angebote aus der Perspektive Kunst- und Kulturinteressierter wahrzunehmen. Und das ist der erste Schritt, um die Geschichten ihrer Kunden neu zu erzählen.

Möchten auch Sie entdecken, welche zusätzlichen Möglichkeiten ein kulturwissenschaftlicher Blick für Ihr Unternehmen eröffnet? Oder träumen Sie von mehr Sichtbarkeit für ihre Kulturinstitution? Kontaktieren Sie uns und lassen Sie uns Ihre Geschichte neu erzählen. Meet Theresa Ulbricht

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